Pour un empêchement à assister à une assemblée générale ordinaire d’entreprise, votre collègue vous a désigné comme son mandataire et vous disposez d'une procuration écrite signée par votre délégateur. Des résolutions sont à prendre durant cette assemblée générale. Pour en décider, on doit faire des votes. Comment effectuer un vote par procuration ? Est-ce qu’il y des consignes particulières bon à savoir ? Quelle est la portée d’une telle procuration lors des votes ?
Les préalables bon à savoir
Le délégateur doit écrire la procuration. Des modèles ou formulaire sont disponibles.
A vérifier par le délégateur dans les documents de références (statut et règlements intérieurs) s’il y a de modèle ou le contenu à mettre dans la procuration.
En général, il faut mettre l’identité du délégateur et du mandataire, la date et l’heure de l’assemblée générale. Le délégant appose sa signature en bas du document.
Le délégateur doit aviser le Président de l’assemblée générale avant la tenue de la réunion de son absence et qu’il a mandaté une personne avec une procuration écrite. Et que cette personne dispose le plein droit pour voter à sa place.
Le vote par procuration pendant l’assemblée générale
Arrivée le jour de la réunion, vous vous présentez à la personne qui dirige la réunion avec la procuration et l’avis de convocation. Il est important au moment de la signature des feuilles de présence d’annexer la procuration pour une vérification ultérieure. Le président de l’assemblée générale dispose la compétence de vérifier la validité des procurations reçues sur le contenu et en référence aux statuts et règlement intérieur stipulant les modalités de la procuration.
Au moment des résolutions nécessitant le vote, vous exécutiez à la place de votre délégateur : soit à main levée, soit au scrutin sous enveloppe ou par vote électronique. Autant de fois qu’un vote est à faire pour une résolution, autant vous exécutiez à réaliser votre devoir de mandataire.
Des détails à considérer sur le vote par procuration
La présence du mandataire à l’assemblée générale et l’émargement de la feuille de présence valent son acceptation. Il est superflu de contresigner la procuration.
Il est à rappeler les pouvoirs du mandataire. Il y a ceux qui sont couverts par le contenu dans la procuration même mais aussi ceux qui en découlent. Pour une meilleure représentation en assemblée, dans un autre document à part, il est conseiller d’indiquer pour le mandataire le vote souhaité résolution par résolution.