Quels sont les frais du gérant remboursables par l’entreprise ?

Déjeuner avec des clients, billets d’avion pour voyager à l’étranger, nuitée à l’hôtel, faire le plein d’essence ou péages ? De nombreuses dépenses engagées dans le cadre de vos activités de gestion peuvent vous être remboursées, à condition que ces dépenses soient justifiées et engagées pour répondre aux besoins de l’entreprise.

L’administration fiscale procède à des contrôles réguliers, ce qui est la principale raison de l’ajustement. Si vous avez des questions, veuillez consulter nos experts avant de vous rembourser directement. Celui-ci pourra vérifier si vos honoraires respectent pleinement le cadre défini par l’article 62 et l’article 80 ter du CGI.

Remboursement des frais de déplacement

Après avoir mangé à l’avance, la deuxième dépense la plus courante pour les chefs d’entreprise est les frais de déplacement. Les dépenses remboursables de l’entreprise comprennent :

  • Indemnité kilométrique
  • Stationnement et parking
  • Trains, avions, bateaux, bus, tickets de métro, etc.
  • Hôtel
  • Repas

Bien entendu, si c’est dans l’intérêt de l’entreprise, tous ces frais peuvent être remboursés au chef d’entreprise, à l’exception des frais de déplacement domicile-travail et repas mentionnés ci-dessus.

Comme pour le remboursement des frais de repas, les frais de déplacement engagés par les chefs d’entreprise doivent être décomposés d’Euro en Euro au lieu d’un versement unique, afin de ne pas être reconsidérés comme une rémunération complémentaire.

Remboursement des charges locatives

Parfois, surtout au début de l’événement, le chef d’entreprise décide de réaliser l’événement chez lui. Dans ce cas, une partie du loyer et des charges inhérentes (électricité, chauffage, internet, téléphone…) peuvent être demandées.

N’imaginez pas demander le remboursement intégral du loyer et des dépenses. Pour vous accompagner, n’hésitez pas à demander conseil à nos experts-comptables.

Dans certains cas, l’entreprise peut rembourser d’autres dépenses. Si vous avez des questions, nos comptables peuvent y répondre pour vous.

Clause des honoraires de gestion remboursables 

Conservez les pièces justificatives

Les pièces justificatives des dépenses engagées par le gérant au profit de l’entreprise doivent être conservées dans un double but :

  • Les frais ne peuvent être remboursés que sur la base de ces justificatifs ;
  • Ces dépenses sont des dépenses déductibles de l’entreprise, et l’entreprise doit, également, conserver les pièces justificatives.

Tenir des rapports de dépenses mensuels

Tous les frais doivent faire l’objet du relevé mensuel :

  • Date de la dépense
  • La nature du coût
  • La raison de cette dépense

Envoyer le relevé mensuel et les pièces justificatives au service comptable

Le gestionnaire doit adresser, chaque mois, cette note de frais professionnels accompagnée des pièces justificatives correspondantes sur le compte de l’entreprise afin d’obtenir le remboursement.

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